Como Funciona um Congresso Online

Um congresso online não possuí uma definição tão diferente do congresso tradicional.

Para uma definição livre, o congresso é um evento dialogal. Congressos obedecem a um formato de reunião ou encontro de entidades de uma classe ou associação para abordar algum assunto de forma técnica.

O Que É Um Congresso Online

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O objetivo principal é falar de determinado assunto e chegar a uma conclusão final sobre ele.

Já o Congresso Online é bem parecido. Ele também dura mais de um dia e pode ser composto de workshops, palestras, cursos e seminários.

Porém, a única diferença entre o congresso online e o tradicional, é a oportunidade que ele oferece para fortalecer qualquer negócio ou marca no mercado através de uma comunicação virtual.

Se você quer saber mais sobre um Congresso Online você está no lugar certo, continue lendo e veja:

• Onde surgiu;
• Como se desenvolveu;
• Como ganhar dinheiro com congresso gratuito;
• Passo a passo para começar um congresso;
• Evitar os erros mais comuns;
• Benefícios de um Congresso Online;
• Ferramentas para um Congresso de Sucesso;

Não há um homem vivo que não possa fazer mais do que ele pensa que pode. (Henry Ford)

Como Surgiu?

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Como surgiu o modelo de Congresso Online.

Este modelo de congresso online, surgiu nos Estados Unidos (até aí, sem muita novidade). O pioneiro nesse conceito é uma psicóloga chamada Ruth Buczynski. Ela começou com palestras online que eram exibidas em uma data e hora pré-estabelecida.

Isso fez tanto sucesso que alavancou o nome dela como referência no assunto e sua empresa também. Hoje ela não é nada menos que a presidente da National Institute for the Clinical Application of Behavioral Medicine.

Se quer saber mais sobre a contribuição de Ruth para o marketing digital é só dar uma olhada nesse vídeo.

Ruth convidava palestrantes que são especialistas em um tema e realizava entrevistas com esses palestrantes, produziam essas entrevistas em vídeo e exibiam elas durante uma série de 6 semanas em média.

Surgiu aí o primeiro modelo de congresso online, onde o interessado podia se inscrever e ser avisado da palestra pouco antes de acontecer.

…E no Brasil?

Depois disso, esse modelo foi apresentado no treinamento do Fórmula de Lançamento trazido para o Brasil pelo Érico Rocha que prestou consultoria a Alan Pakes.

Alan através dessa consultoria identificou que poderia realizar um congresso semelhante no Brasil e com suas particularidades realizou o primeiro Congresso Online de Empreendedorismo Digital, o CONAED.

Logo que foram divulgados os números dos lucros alcançados com esse congresso, o Brasil começou a ser tomado pelo modelo de congresso online que se assemelha ao americano.

Como Fazer Seu Próprio Congresso Online

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Antes de se preocupar com qualquer coisa em um congresso, você deve planejar antes mesmo do planejamento.

Quer entender melhor?! Então, vejamos.

Para isso, você precisa ter algumas coisas de antemão como, por exemplo, desenvolver um ótimo networking.

Conhecer as pessoas certas no seu ramo é um pré-requisito para começar a se pensar em um congresso, afinal, não se deve fazer um congresso só por fazer, ou visando apenas um lucro absurdamente expressivo.

Não estou dizendo que você não deve fazer um congresso, mas antes de querer realizar um congresso, defina o que seu público precisa.

• Quais as dificuldades do seu público?
• No que o congresso pode ajuda-los?
• Por que eles deveriam participar do seu congresso?

#dica: Se você tem alguma dificuldade em relação ao seu público, esse artigo vai te ajudar: Persona: Tudo que Você Precisa Saber para Criar a Sua em 7 Passos.

Após identificar as necessidades de seu público é hora de planejar seu congresso. Vamos então as etapas.

Você não constrói nada sozinho. Você descobre o que as pessoas querem e então, constrói para elas. (Walt Disney)

Planejamento

Para a etapa do planejamento não ficar sobrecarregada e virar uma bola de neve descendo a ladeira sem freio vou dividir o planejamento em 4 pontos chave para um bom plano.

1. Equipe
2. Briefing
3. Patrocinadores
4. Modelo

Vamos aos pontos chave para o desenvolvimento do seu congresso online.

#1 Tenha Um Bom Staff

Um bom congresso (online ou não) jamais vai ser feito apenas pelo produtor ou idealizador do projeto. Assim como todo bom evento, sua comissão organizadora vai ser seu braço direito na empreita.

Uma comissão deve ser um time dos sonhos, pessoas que compram sua ideia e agregam em muito no seu projeto. Pode ser através de uma ajuda de recursos, planejamento ou mesmo sendo staff para o evento acontecer.

Independentemente do tema ou assunto que você quer abordar, é preciso ter profissionais especializados na área.

Esses profissionais vão oferecer um suporte ímpar para o sucesso do seu congresso online.

O essencial é não perder o foco nas demais comissões, como a de comunicação, a financeira, a acadêmica, com a função de validar os trabalhos e temas levantados no congresso, dentre algumas outras que todo evento como congresso online.

Se quer saber mais sobre montar uma comissão organizadora eficaz, vale ler esse artigo aqui.

#2 Defina Um Resumo

O resumo ou briefing são as informações que vão guiar sua equipe (e você) a se manter no caminho certo. É natural acabar perdendo o foco quando tem que desenvolver um evento como um congresso.

O briefing é a base do planejamento e onde todos vão recorrer e ser salvos quando houver dúvidas.

Esse resumo deve conter os principais dados do projeto:

• Perfil do público-alvo;
• Histórico do evento;
• Objetivos gerais;
• Objetivos específicos;
• Características do congresso;

Recomendo fortemente que esse resumo seja desenvolvido em grupo. Sua equipe deve estar consciente de tudo que é definido sobre o evento.

#3 Encontre Bons Patrocinadores

Quando eu disse antes que um congresso não é feito apenas pelo produtor, eu não estava brincando.

Além da comissão organizadora, você vai precisar de patrocinadores no seu congresso. A presença de patrocinadores atribui credibilidade a seu evento, dando mais corpo e influência entre o público que você deseja atrair.

Crie algo que as pessoas queiram compartilhar. (John Jantsch)

Porém, não é uma via de mão única.

O patrocinador ganha muito mais visibilidade já que é seu congresso o principal veículo de mídia entre o patrocinador e seu público. Todos saem ganhando e nada se perde.

Só não esqueça de que o patrocínio deve estar relacionado com o tema do seu congresso. Coerência é importante.

#4 Escolha o Modelo de Congresso

Pode não ser uma etapa muito complexa, mas deve ser desenvolvida com atenção, pois, é aqui que você decide:

1. Se vai oferecer o congresso com inscrição paga antecipadamente e o cliente tem acesso ilimitado ao conteúdo.
2. Gratuita, com inscrição premium para o cliente ter acesso ao conteúdo quando e onde quiser, diferente do inscrito grátis que você acompanha o conteúdo apenas no horário lançado.

Mas o congresso gratuito não é um tiro no pé!

Se você parar para refletir que um congresso, em geral, é feito de 3 palestras por dia, em seis dias da semana. Não é todo mundo MESMO que vai ter tanto tempo livre para acompanhar os conteúdos e o público vai acabar optando pela conta premium.

Divulgação

A etapa do planejamento diz respeito ao seu público interno. A equipe que apoia seu projeto e os recursos que você sem dúvida vai precisar, diferente da divulgação, onde o público que você deve se preocupar é o seu público alvo.

Vamos continuar dividindo esses passos importantes em etapas para garantir a organização.

Vamos ver!

Encontre o Público Certo

Um dos benefícios do plano de divulgação em um congresso, tanto online quanto tradicional, é que você não precisa apelar para uma campanha em massa, em todos as mídias de comunicação, em todas as revistas e todas as redes sociais.

Como todo congresso é um evento dialogal, que aborda um assunto específico de forma técnica, sua campanha de divulgação deve apenas chegar a quem se interessa realmente sobre o assunto.

Esse público são professores, profissionais assíduos da área, freelances (acredite se quiser) e até mesmo a concorrência.

Isso já é uma vantagem enorme para seu projeto, garantindo que seu público seja quem realmente quer estar lá.

Os milagres acontecem, às vezes. Mas é preciso trabalhar tremendamente para que aconteçam. (Peter Drucker)

Comunique!

Em um congresso online a interação com seu público é feita com até um mês de antecedência. É ideal preparar seu público e já ter quase todo o projeto pronto nesse período.

Após sua lista de e-mails estar pronta e os inscritos alcançarem a margem de público esperado você apenas se preocupa em colocar em prática todo o planejamento.

#dica: Informar é chave. Divulgue com antecedência os horários das palestras, o link corretamente e os palestrantes que você contratou e todos os dados do congresso online.

Execução

Vamos checar: você já definiu uma equipe de profissionais para o congresso funcionar. Especialistas em TI, assistentes, equipe de filmagem e os profissionais palestrantes que vão dar aquele up no seu congresso.

Você já divulgou o congresso online com seu público, alcançou seus inscritos e disponibilizou os principais dados como

• Datas
• Horários
• Palestrantes
• Bônus

Agora uma dica muito útil cedida pelo Pedro Quintanilha é que você deve ficar em cima dos palestrantes. Principalmente se você convidou palestrantes incríveis, que são autoridades no assunto que vai abordar.

Geralmente, esses profissionais são extremamente ocupados e você tem um prazo já estabelecido. Conseguir um tempo com esse profissional para que você possa gravar a palestra pode ser um tanto frustrante.

Além disso, é preciso já ter definido os tópicos para serem abordados na palestra ou workshop para facilitar o processo para toda a equipe e principalmente os palestrantes.

Por essa e outras razões você precisa ter um ótimo time montado, como eu disse lá em cima no planejamento.

Muitas coisas não ousamos empreender por parecerem difíceis; entretanto, são difíceis porque não ousamos empreendê-las. (Sêneca)

Tenha Interação Total Com Seu Público

Além de mandar e-mails com um mês de antecedência, informando todos os dados, peça para que o interessado escolha qual palestra ele mais se interessa.

A partir daí, desenvolva uma comunicação personalizada, com e-mails que avisem apenas sobre a palestra ou atividade escolhida.

Mande um e-mail no dia, e 30 minutos antes para fortalecer a sua audiência.

E após a palestra, abra um espaço para dúvidas do seu público, de preferência ao vivo. Isso pode aumentar o interesse deles pelas próximas palestras.

Não Seja Onipotente

Acaba sendo natural que você queira controlar o que puder no projeto para que tudo saia perfeito.

Mas cuidado. Delegue as tarefas que puder, não sobrecarregue suas funções no projeto.

Pós Evento

Tão importante quanto qualquer outra fase do projeto.

Aqui você vai ter o feedback de quem mais se interessou e se beneficiou de seu congresso online.

Somente colher os frutos de um projeto bem organizado não é o suficiente. Deve-se replantar. Com o feed positivo, é hora de saber se pode virar um congresso anual.

Mantenha a interação com seu público após o evento e levante o máximo de informações que puder.

Dados Extras de um Congresso Online

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Vantagens e Benefícios

Todos os profissionais mais experientes e que se preocupam em construir uma carreira firme participa todo ano de pelo menos 3 congressos, seja como palestrante ou participante.

Fora esses profissionais importantes, temos professores e alunos de graduação dedicados que entendem a importância de um congresso.

Público não falta para congresso de qualquer assunto, e a grande vantagem do congresso online, é oferecer esse conteúdo a qualquer lugar do Brasil sem precisar locomover o participante.

Após um bem sucedido congresso online, você corre o risco de:

• Ser contratado para fazer consultorias;
• Se tornar mais conhecido no seu meio profissional;
• Das pessoas te ver como uma referência ou autoridade;
• De ser convidado para entrevistas de Tv, Jornal, Entre outras mídias;
• Também de ser convidado para outros eventos;
• De alavancar o seu Networking com profissionais que talvez você nunca tenha imaginado conhecer;

Isso sim é vantagem!

Ferramentas para seu congresso (Online ou Não)

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Existem plataformas online que ajudam você a gerenciar seu congresso, geralmente elas integram:

• Gestão de Inscritos
• Ferramentas de pagamento
• Relatórios inteligentes

Uma que eu recomendo muito bem e é a autoridade máxima no assunto é a Sympla.

Uma plataforma online para você criar seu evento que oferece tudo que você vai precisar para gerir um congresso online (ou outro tipo de evento).

Não tem desculpa para não começar a desenvolver o seu próprio congresso online agora.

Alguns Congressos Para Conferir

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Para você ficar por dentro do tema e ver um evento do ponto de vista do público está acontecendo nesta semana aí o CECOMPE 2016 de 22/02 a 26/02 sobre como criar uma loja virtual que vende (bem específico o tema, não?).

Vale a pena conferir!

E eu mesmo, Eder Prado sou idealizador do CONACADE, O Congresso Nacional de Casa e Decoração.

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• Facebook (maior rede social do mundo)
• Twitter (mais utilizado no smartphone)
• Google+ (mais relevância no Google)

Aqui um resumo do que você leu

• O que é um congresso online
• Como o esse modelo de congresso se desenvolveu no Brasil
• Como fazer seu próprio Congresso online
• As principais dicas para seu congresso ser um sucesso
• Ferramentas para auxiliar a realização de um congresso

Gostou desse artigo? Têm muito mais de onde ele veio, deixe seu e-mail para ficar antenado com as novidades do blog e crescer mais no seu empreendimento.

Um Abraço.
Eder Prado

Saiba mais sobre estilo de vida e empreendedorismo lendo meus outros artigos, só clicar aqui.

(créditos da Imagem: visualhunt.com)

Referências:

http://blog.sympla.com.br/como-organizar-um-congresso/
http://mentalidadeempreendedora.com.br/empreendedorismo-digital/congresso-online-guia-completo/